Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste lyhyesti:

• Asiakaslähtöisyys ja laadukkuus ovat keskeisesti läsnä tekemisessämme: käsittelemme tietojasi vastuullisesti ja haluamme olla luottamuksesi arvoinen.
• Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään ja suojataan Semma Oy:ssä. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan, kun käytät tietosuojaselosteessa kuvattuja palveluitamme.
• Tietosi tallentuvat asioinnin yhteydessä, esimerkiksi kun rekisteröidyt palvelumme käyttäjäksi, tilaat uutiskirjeen, käytät verkko- tai mobiilipalveluita, osallistut markkinointikampanjaan tai kyselytutkimukseen tai annat palautetta.
• Keräämämme tiedot voivat olla sellaisia, joita saamme sinulta esimerkiksi palveluun kirjautumisen tai kampanjaan osallistumisen yhteydessä tai jotka tallentuvat, kun käytät palveluita.
• Käsittelemme tietojasi palvelujemme toteuttamisessa, markkinointi- ja asiakasviestinnässämme sekä asiakaspalvelussa. Lisäksi kohdennamme tietojen avulla markkinointiamme ja viestintää sinulle sopivaksi. Haluamme luoda jatkossa yhä parempia elämyksiä, ja kerätty tieto auttaa meitä ymmärtämään asiakkaitamme paremmin.
• Voit itse vaikuttaa siihen, miten tietojasi käsitellään. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme sinulle oikeuksistasi ja siitä, miten voit niitä käyttää.

Tässä tietosuojaselosteessa käsittelemme seuraavia asioita:

1. Yleistä
2. Mistä keräämme tietoa?
3. Millaista tietoa keräämme?
4. Mihin tietoja käytetään?
5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
6. Ketkä voivat käsitellä tietojasi ja luovutammeko niitä kolmansille tahoille?
7. Siirrämmekö tietojasi EU:n ulkopuolelle (ns. kolmanteen maahan)?
8. Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?
9. Miten suojaamme henkilötietojasi?
10. Voimmeko muuttaa tietosuojaselostetta ja miten ilmoitamme siitä?
11. Kenen puoleen voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä?
12. Rekisterinpitäjät

1. Yleistä

Semma on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietojasi kerätään, käsitellään ja suojataan Semma Oy:ssä.

Mikäli et hyväksy tietosuojaselosteen mukaisia käytäntöjämme, emme suosittele, että annat tietojasi Semmalle. Huomaathan, että et voi käyttää kaikkia palvelujamme, esimerkiksi saada mahdollista uutiskirjettä tai voittaa palkintoa kilpailussa, antamatta meille tietojasi.

2. Mistä keräämme tietoa?

Keräämme sinusta tietoja muun muassa silloin, kun

• Rekisteröidyt palveluidemme käyttäjäksi
• Käytät muita verkko- ja mobiilipalveluitamme
• Osallistut markkinointikampanjaamme tai järjestämäämme markkinointi- tai mielipidetutkimukseen
• Annat meille palautetta tai jätät yhteydenottopyynnön

3. Millaista tietoa keräämme?

Käsittelemämme tiedot voivat vaihdella sen mukaan, mitä palvelujamme käytät ja miten käytät niitä. Voit itse vaikuttaa siihen, millaista tietoa keräämme. Osan tiedoista saamme sinulta suoraan, kun esimerkiksi osallistut kampanjaamme. Osan tiedoista saamme evästetekniikoiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Näin opimme esimerkiksi siitä, miten käytät palveluitamme ja voimme tarjota sinulle parhaan mahdollisen palvelukokemuksen.

Keräämme sinusta muun muassa seuraavia tietoja riippuen siitä, mitä palveluita käytät:

Nimi ja yhteystiedot: Keräämme etu- ja sukunimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron sekä muita samankaltaisia yhteystietoja.

Väestötilastolliset tiedot: Keräämme muita kuvaavia tietoja, kuten iän ja/tai syntymäajan, kielen ja maan.

Tunnistetiedot: Keräämme sähköisten palveluiden rekisteröintitiedot, kuten käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä muut vastaavat turvallisuustiedot.

Asiakassuhdetiedot: Keräämme asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot.

Edustustiedot: Keräämme palvelun käyttäjän aseman edustamassaan yhtiössä tai muussa yhteisössä sekä kyseisen yhteisön nimen ja yhteystiedot.

Kampanjatiedot: Kun osallistut markkinointikampanjaamme, kuten esimerkiksi arvontaan tai kilpailuun, keräämme tämän yhteydessä annetut tiedot sekä tiedot kampanjaan osallistumisesta.

Markkina- ja mielipidetutkimukset: Kun teemme markkina- ja mielipidetutkimuksia, keräämme näiden yhteydessä tietoja, joiden kautta opimme kehittämään palveluitamme ja tuotteitamme.

Kiinnostus- ja profilointitiedot: Keräämme tietoja kiinnostuksesi kohteista. Näiden selkeästi annettujen tietojen lisäksi kiinnostuksen kohteesi voidaan päätellä tai johtaa muista keräämistämme tiedoista.

Markkinointiluvat ja –kiellot: Keräämme tiedot markkinointiluvan antamisesta sekä markkinointikielloista.

Kuvatallenne: Saatamme ottaa valokuvia tai videokuvaa Semman tapahtumissa, minkä lisäksi kuvasi voi tallentua turvakameroihimme vieraillessasi Semman toimipisteissä.

Voit itse vaikuttaa siihen, mitä tietoja keräämme. Voit käyttää useimpia palveluitamme ilman, että annat meille edellä mainittuja tietoja. Tiettyjen palveluiden käyttö, kuten osallistuminen kampanjaan tai tuotteiden tai palveluiden ostaminen verkkopalvelusta edellyttää kuitenkin henkilötietojen antamista. Jos päätät olla luovuttamatta meille henkilötietojasi, emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle kaikkia tarjouksia tai sisältöjä tai antamaan sinulle yhtä kohdennettua ja henkilökohtaista palvelua, kuin silloin jos saamme tietosi käyttöömme.

Edellä mainittujen tietojen lisäksi keräämme tietyissä palveluissamme niiden käytöstä kertovaa tietoa, esimerkiksi verkkopalveluidemme kävijämääriä ja selaustietoja, kun käytät verkko- tai mobiilipalvelujamme tai vastaanotat meiltä viestintää. Tällaista tietoa on esimerkiksi:

• viestinnän toteuttamiseen ja vastaanottamiseen liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mitä sähköpostiviestien linkkejä on käytetty
• päätelaitetta koskevat tietoja, kuten IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio ja päätelaitteen malli
• verkkosivu, jolta on siirrytty Semman verkkopalveluun
• ajankohta, jolloin palveluun on tultu ja poistuttu sekä verkkopalvelun käytön kesto
• verkkopalvelujen analytiikkajärjestelmien keräämät tiedot
• muut tiedot, jotka ovat tallentuneet meille palveluiden käytöstä

Voimme kerätä tietoja verkkopalveluidemme käytöstä esimerkiksi evästeiden avulla. Eväste on pieni tiedosto, jonka verkkosivusto tallettaa vierailijan selaimelle, ja joka lähettää verkkosivun ylläpitäjälle tietoja vierailijan vieraillessa uudelleen sivustolla. Käytämme verkkosivuillamme sellaisia evästeitä, jotka toimivat tarkoituksensa mukaisesti – ne parantavat käyttäjäkokemusta tai seuraavat Semman verkkosivujen liikennettä. Saatamme myös käyttää evästeitä sivujen kohentamiseen, personointiin ja mainostamiseen. Voit poistaa evästeet käytöstä tai asettaa selaimen asetuksista evästeille hälytyksen.

4. Mihin tietoja käytetään?

Käsittelemme tietojasi liiketoiminnan tarpeisiin esimerkiksi tilaamiesi tuotteiden toimittamiseksi tai muun sopimuksen toteuttamiseksi, tai jos tiedot ovat tarpeen Semman oikeutettujen etujen toteuttamisessa. Joissakin tilanteissa saatamme pyytää sinulta myös suostumusta tietojesi käsittelyyn. Yhdistämme keräämiämme tietoja, jotta voimme tarjota sinulle mahdollisimman hyvän palvelun.

Oikeutettu etu tarkoittaa Semman oikeutta käsitellä henkilötietoja silloin, kun palvelun käyttäjän, eli rekisteröidyn, ja Semman välillä on merkityksellinen ja asianmukainen suhde. Oikeutettua etua arvioitaessa punnitaan rekisteröidyn ja Semman etuja, kuten perusoikeuksien toteutumista, kerättyjen tietojen luonnetta ja käyttötarkoituksia sekä tietoturvaa. Semman palveluissa oikeutettu etu tarkoittaa alla olevaa yhtä tai useampaa käyttötarkoitusta.

• Verkko- ja mobiilipalvelut: Voit ostaa, tilata tai varata tuotteita tai palveluita verkkopalveluistamme, tilata uutiskirjeitämme sekä käyttää mobiilisovelluksiamme. Voit myös antaa meille palautetta tai jättää yhteydenottopyynnön tiettyjen palvelujemme kautta. Käsittelemme tällaisissa yhteyksissä tietojasi tunnistaaksemme sinut asiakassuhteen tai muun sopimussuhteen perustamiseksi, sähköisten palvelujemme tarjoamiseksi, ja sopimuksen toteuttamiseksi, kuten toimittaaksemme sinulle ostamasi tuotteen tai palvelun, lähettääksemme sinulle tilaamasi uutiskirjeen, vastataksemme palautteeseesi tai toteuttaaksemme muun pyyntösi. Saatamme myös kohdentaa verkko- ja mobiilipalvelujemme sisältöjä alla kuvatulla tavalla.
• Asiakaspalvelu ja -viestintä: Käytämme tietojasi asiakaspalvelussa ja sen kehittämisessä sekä asiakasviestinnässä, kuten lähettääksemme sinulle ilmoituksia liittyen verkkopalveluissamme tekemiisi toimiin (esimerkiksi tilausvahvistus ostoksesta). Käytämme tietojasi myös erimielisyyksien ratkaisemiseen.
• Suoramarkkinointi sekä markkinointi- ja mielipidetutkimukset: Käytämme tietojasi tuotteidemme ja palveluidemme markkinoimiseen. Sähköinen suoramarkkinointimme perustuu aina ennalta annettuun suostumukseen, jonka voit peruuttaa milloin tahansa. Voimme käyttää tietojasi myös markkinointi- ja mielipidetutkimuksissa, jotta voimme kasvattaa asiakasymmärrystämme ja palvella sinua paremmin.
• Viestinnän ja markkinoinnin sekä palveluiden kohdentaminen: Sisältöjen kohdentaminen perustuu asiakkaan itse kertomiin kiinnostuksenkohteisiin tai siihen, mitä olemme oppineet asiakkaasta tallentuneen tiedon avulla. Asiakkaiden itse kertomien kiinnostuksenkohteiden perusteella muodostamme ryhmiä, joihin kohdennamme markkinointiamme. Muodostamme kohderyhmiä myös kampanjoihin osallistumisen ja verkkopalveluissamme asioimisen perusteella. Emme tällöin kohdista markkinointia yksittäiseen henkilöön, vaan tietylle ryhmälle. Lisäksi voimme personoida verkko- ja mobiilipalvelujemme tai muun viestintämme, kuten uutiskirjeiden ja markkinoinnin sisältöä siten, että se kiinnostaisi sinua. Voimme myös suositella sinulle verkko- ja mobiilipalveluissa tiettyjä tuotteita tai palveluita, joiden uskomme ostohistoriasi tai muiden tietojen perusteella kiinnostavan sinua.
• Analysointi, tilastointi sekä liiketoiminnan, tuotteiden ja palvelujen kehittäminen: Käytämme tietoja analysointi-, tilastointi- ja raportointitarkoituksiin sekä liiketoimintamme, tuotteidemme ja palvelujemme kehittämiseen ja käyttökokemuksen parantamiseen. Tietoja pyritään käyttämään sellaisessa muodossa, ettei niistä voi tunnistaa yksittäistä henkilöä.

5. Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Emme säilytä tietojasi kauemmin kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi sekä mahdollisen muun pakottavan lainsäädännön, kuten kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi. Tietojesi säilytysaikaan vaikuttaa myös esimerkiksi se, missä yhteydessä ja mitä tarkoitusta varten tietosi on kerätty. Voit lukea alta lisää siitä, miten säilytysajat määräytyvät.

Tietojesi säilytysaika määräytyy seuraavien kriteerien perusteella:

• Jos olet antanut meille markkinointiluvan, käsittelemme tietojasi niin kauan kuin lupa on voimassa, ja kohtuullisen ajan sen jälkeen. Huomaathan, että jos olet lopettanut jonkin tietyn uutiskirjeen tilaamisen, sinulla voi edelleen olla antamasi yleinen markkinointilupa voimassa, ellet ole kieltänyt sitä erikseen (katso lisää kohdasta ”Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?”).
• Jos olet osallistunut kampanjaan, mutta et ole antanut meille markkinointilupaa, poistamme tietosi kohtuullisen ajan kuluttua kampanjan päättymisestä.
• esimerkiksi tuotteen virheellisyyden tai muun vastaavaan ostokseen liittyvän syyn vuoksi.

Huomaathan, että edellä mainituista kriteereistä huolimatta meillä voi olla pakottavaan lainsäädäntöön perustuva velvollisuus käsitellä tiettyjä sinua koskevia tietoja (kuten maksutapahtuman transaktiotietoja kirjanpitolainsäädännön noudattamiseksi) kauemmin, jolloin käsittelemme tietoja ainoastaan kyseisen lainsäädännön noudattamiseksi.

Lisäksi edellä todetusta huolimatta voimme käsitellä tietoa tunnistamattomana muun muassa analysointi-, ja tilastointitarkoituksiin sekä liiketoimintamme, tuotteidemme ja palvelujen kehittämiseksi.

6. Ketkä voivat käsitellä tietojasi ja luovutammeko niitä kolmansille tahoille?

Tietojasi käsitellään Semman sisällä. Voimme luovuttaa tietojasi esimerkiksi viranomaisille, mikäli lainsäädäntö velvoittaa meitä luovuttamaan tiedot. Lisäksi voimme luovuttaa tietojasi mahdollisen liiketoiminnan myynnin tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä liiketoiminnan ostajalle tai muulle yritysjärjestelyyn liittyvälle relevantille taholle.

Käytämme henkilötietojen käsittelyssä kolmansien osapuolien tarjoamia palveluita, mutta tällöin emme luovuta heille tietojasi siten, että he voisivat käyttää niitä muihin kuin Semman määrittelemiin käyttötarkoituksiin.

Käytämme tietojesi käsittelyyn, kuten tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden ja suoramarkkinoinnin toteuttamiseen, alihankkijoita ja palveluntarjoajia, jolloin velvoitamme heidät asianmukaisin sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi sekä noudattamaan muutoinkin kulloinkin voimassa olevaa henkilötietolainsäädäntöä. Käyttämämme alihankkijat ja palveluntarjoajat käyttävät tietojasi ainoastaan edellä kuvattujen Semman määrittämien käyttötarkoitusten toteuttamiseen. Emme luovuta heille tietojasi siten, että he voisivat käyttää niitä muihin käyttötarkoituksiin.

7. Siirrämmekö tietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle (ns. kolmanteen maahan)?

Mikäli käytämme tietojasi sähköiseen suoramarkkinointiin, tietojasi voidaan tässä yhteydessä siirtää Yhdysvalloissa sijaitsevalle palveluntarjoajallemme. Käyttämämme palveluntarjoaja noudattaa EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield –sopimukseen perustuvia sääntöjä.

Hyödynnämme sähköisen suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi Yhdysvalloissa sijaitsevan palveluntarjoajamme tarjoamaa sähköistä työkalua. Palveluntarjoajamme on sitoutunut noudattamaan EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen ns. Privacy Shield -sopimukseen perustuvia sääntöjä, joilla taataan riittävä tietosuojan taso. Kyseiset säännöt takaavat tiukat edellytykset ja vastuusäännökset, mikäli palveluntarjoajamme hyödyntää kolmansia osapuolia tietojen käsittelyssä. Voit lukea lisää EU:n ja Yhdysvaltojen välisestä Privacy Shield -sopimuksesta EU:n komission sivuilta.

Voimme myös muutoin kuin edellä mainituissa tapauksissa siirtää tietojasi EU:n ulkopuolelle, mikäli se on tarpeen edellä mainittujen tietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai tietojen teknisen ylläpidon vuoksi edellyttäen, että EU:n henkilötietoasetuksessa mainitut edellytykset täyttyvät (sovimme siirrosta esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita).

8. Miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn?

Oikeutesi ovat meille tärkeitä. Voit hallita sitä, miten Semma kerää ja käyttää tietojasi. Voit tutustua alla oikeuksiisi ja keinoihin, joilla voit käyttää niitä.

Sinulla on oikeus vaikuttaa tietojesi käsittelyyn seuraavilla tavoilla:

• Sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää tietojesi käsittely suoramarkkinointia varten (vastustamisoikeus). Mikäli et halua vastaanottaa meiltä suoramarkkinointia, emme myöskään käsittele tietojasi profilointia varten. Huomaathan, että voit suoramarkkinoinnin kieltämisestä huolimatta nähdä mainoksiamme Semman ulkopuolisissa verkkopalveluissa sekä saada meiltä edelleen asiakasviestintää.
• Joissakin tilanteissa sinulla voi olla oikeus erityiseen henkilökohtaiseen tilanteeseen liittyvistä syistä vastustaa myös muuta henkilötietojen käsittelyäsi kuin suoramarkkinointia. Oikeutesi koskettaa vain sellaisia tietojasi, joita käsittelemme Semman oikeutettujen etujen nojalla. Pyytäessäsi meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittelyn tällä perusteella, sinun tulee kertoa meille, mikä on se henkilökohtainen erityinen syy, jonka vuoksi tietojesi käsittely tulisi lopettaa.
• Sinulla on oikeus pyytää pääsyä sinua itseäsi koskeviin tietoihin tai saada vahvistus siitä, että emme käsittele sinua koskevia tietoja (tarkastusoikeus). Voit tehdä tarkastuspyynnön lähettämällä meille kirjallisen ja allekirjoitetun tarkastuspyynnön alla mainittuun rekisterinpitäjän osoitteeseen tai tekemään tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti kohdassa 11. mainituissa käyntiosoitteissa. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot sähköisessä muodossa, jolloin voit halutessasi siirtää ne myös toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).
• Sinulla on oikeus tietojen oikaisemiseen (oikeus tietojen oikaisemiseen). Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai täydentämään tiedot. Tietyissä tilanteissa sinulla saattaa olla oikeus käsittelyn rajoittamiseen (oikeus käsittelyn rajoittamiseen). Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli kiistät tietojesi paikkaansa pitävyyden, sinulla on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä siksi ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojesi paikkansapitävyyden.
• Sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi tietyissä tilanteissa, esimerkiksi silloin, jos henkilötietojesi käsittely ei enää ole tarpeellista niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, tai jos henkilötietojesi käsittely on perustunut suostumukseen ja haluat peruuttaa suostumuksesi, eikä henkilötietojesi käsittelylle ole muuta perustetta (oikeus tulla unohdetuksi). Huomaathan, että jos henkilötietojesi käsittely on tarpeen esimerkiksi tekemäsi verkkokauppatilauksen toimittamiseksi tai antamasi suoramarkkinointikiellon noudattamiseksi, emme voi poistaa tietojasi.

9. Miten suojaamme henkilötietojasi?

Henkilötietojasi käsittelevät vain ne Semman työntekijät, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin. Semmalla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Palvelimet ovat vahvasti suojattuja.

Ulkopuolisten palveluntarjoajien kanssa on tehty kirjalliset sopimukset, jotka edellyttävät tietojen luottamuksellista käsittelyä ja suojaamista.

10. Kenen puoleen voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä?

Voit kääntyä tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä rekisterinpitäjän edustajan puoleen.

Rekisterinpitäjän edustaja: Sirpa Vilppunen
Puh. +358 40 805 4006
Sähköposti: sirpa.vilppunen@semma.fi

Rekisterinpitäjän osoite: Mattilanniemi 2 E, Spinaakkeri, 40100 Jyväskylä

Jos katsot, että olemme tässä tietosuojaselosteessa mainituista periaatteista huolimatta loukanneet henkilötietolainsäädäntöön perustuvia oikeuksiasi, voit myös tehdä valituksen paikalliselle tietosuojasuojavaltuutetulle. Suosittelemme kuitenkin ensin kääntymään rekisterinpitäjän edustajan puoleen asian selvittämiseksi.

11. Rekisterinpitäjä:

Semma Oy on rekisterinpitäjä. Semma on Compass Group FS Finland OY:n, Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan ja Jyväskylän yliopiston omistama kotimainen yritys, joka tarjoaa ravintola-, kahvila- ja catering-palveluita.

Semma Oy
postiosoite: Keskussairaalantie 4, 40600 Jyväskylä